designfragen.de: Wie richte ich zu meiner Website ein E-Mail-Postfach ein?

Wie richte ich zu meiner Website ein E-Mail-Postfach ein?

Grundsätzlich sollten Sie zu Ihrer Website immer eine professionelle E-Mail-Adresse einrichten. Professionell heißt hier, dass Sie keine Weiterleitung auf eine bestehende Webmailer-Adresse von Web.de oder Yahoo nutzen sollten. Stattdessen sollten Sie immer eine an Ihre Domain gebundene Adresse verwenden, also z. B. info@firma.de.

Wenn Sie damit auf eine E-Mail antworten, sieht der Empfänger als Absender eben info@firma.de und nicht zum Beispiel firma@web.de. Das ist gleich um einiges professioneller. Außerdem verkraftet ihre Firmen-Mail-Adresse oft größere Anhänge als kostenfreie Webmailer.

Briefkästen, Konten, Postfächer

Natürlich ist die Erstellung eines E-Mail-Postfaches über den Provider und die separate Einrichtung eines Kontos auf Ihrem PC etwas aufwendiger als die Registrierung einer Web.de- oder Yahoo-Mail-Adresse, aber es ist auch kein Hexenwerk nur für Programmierer und Netzwerkspezialisten. Verwirrung durch unterschiedliche Begriffe machen das Einrichten und Konfigurieren eines E-Mail-Postfaches leider etwas umständlich und gerade die Provider tragen eine erhebliche Mitschuld daran. Zumindest gibt es gute Anleitungen und Hilfeseiten auf verschiedenen Internetpräsenzen.

Das E-Mail-Postfach

Um eine separate E-Mail-Adresse zu Ihrer Domain nutzen zu können, müssen Sie zwei Konfigurationen vornehmen, einmal auf der entsprechenden Website Ihres Providers und einmal auf Ihrem Rechner, auf dem der E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird installiert ist.

Einrichtung der Adresse bei Ihrem Provider

Ob Ihre zentrale E-Mail-Adresse anstatt info@firma.de lieber kontakt@firma.de oder service@firma.de lauten soll, bleibt Ihnen überlassen, Sie sollten aber eine im gängigen E-Mail-Verkehr gebräuchliche Adresse wählen. Überlegen Sie sich ein gutes und nicht zu einfaches Passwort, notieren Sie es umgehend. Aus dem Kundenmenü des Providers geworfen zu werden, weil man zu lange über einem Passwort gebrütet hat oder es einfach vergessen hat, ist unnötig und ärgerlich.
Um ein Postfach zu erstellen, müssen Sie sich zunächst in das Kundenmenü Ihres Providers einloggen. Bei Strato heißt dann der entsprechende Menüpunkt »E-Mail-Verwaltung«, bei 1&1 »E-Mail-Verwaltung« und bei DomainFACTORY »E-Mail-Accounts«.

E-Mail-Bereiche bei den Providern

Bei der Wahl der E-Mail-Adresse ist die Domain schon voreingestellt. Sie brauchen also nur den ersten Teil vor dem »@« wählen. Anschließend müssen Sie Ihrer E-Mail-Adresse eine Funktion zuweisen. Zur Auswahl stehen die E-Mail-Weiterleitung, die Möglichkeit der Weiterleitung als Fax oder SMS, Sie wählen aber die Einrichtung eines E-Mail-Postfaches.

Daten, Server, Namen und Konten

Nachdem Sie sich für eine E-Mail-Adresse und ein Passwort festgelegt haben, erhalten Sie eine Übersicht mit Daten, die Sie für die Einrichtung des E-Mail-Kontos auf Ihrem PC benötigen. Damit Versand und Empfang von E-Mails reibungslos funktionieren, gibt der Provider auch die Angaben zu den entsprechenden Servertypen.

Allgemeine Angaben

Domain (www.firma.de)
Gewählte E-Mail-Adresse (info@firma.de)
Gewähltes Passwort

Server

Posteingang: POP-Server; POP3-Server (pop3.servername.de)
Postausgang: SMTP-Server (smtp.servername.de)
Posteingang, Daten bleiben aber zentral gespeichert: IMAP-Server (imap.servername.de)

Fallstrick: Benutzername

Sie benötigen bei der Einrichtung des Kontos auf Ihrem PC nicht nur die Eingabe der oben genannten Daten. Jeder E-Mail-Client verlangt die Eingabe eines Benutzernamens. Der Benutzername kann aus Ziffern oder Kombinationen von Buchstaben und Ziffern bestehen. Einige Provider – z. B. Strato – geben Ihnen bei der Einrichtung des Postfaches keinen Hinweis darauf, dass die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse gleichzeitig der Benutzername ist, den Sie in Outlook, Thunderbird oder einem anderen E-Mail-Client eingeben müssen. Wenn also kein Benutzername angegegeben wird, sollten Sie Ihre E-Mail-Adresse dafür im Kopf behalten.

Die Konfiguration des E-Mail-Clients am Beispiel Thunderbird

Wie im Browsermarkt gibt es auch bei E-Mail-Clients eine Welt jenseits von Microsoft. Die Alternative der Mozilla Foundation (Firefox-Browser) zum Outlook heißt Thunderbird, und diesen Donnervogel wollen wir nun exemplarisch einrichten.

Thunderbird herunterladen

Unter www.mozilla-europe.org/de/products/thunderbird finden Sie das Downloadpaket. Einfach herunterladen und entpacken.

Thunderbird

Hilfeseiten

Konkrete Hilfe und Anleitungen finden Sie auf zahlreichen Seiten im Web. Für die Konfigurationen finden Sie dort teilweise auch Screenshots der einzelnen Schritte. Öffnen Sie neben der Seite des Thunderbird-Wikis ggfls. zusätzlich die für Sie passende Hilfeseite Ihres Providers.

Einrichten mit dem Thunderbird-Assistenten

Sie können nach dem Download des Thunderbird-Paketes den komfortablen Assistenten von Thunderbird nutzen, der Sie durch alle Schritte der Einrichtung führt. Halten Sie die Daten Ihres Providers bereit, entweder als Dokument für schnelles copy + paste oder auf Papier zum Abtippen. Falls Sie den Thunderbird-Assistenten absichtlich oder aus Versehen vorzeitig beendet haben, können Sie Ihr Konto auch nachträglich konfigurieren. Wählen Sie dafür aus dem Menü »Datei – Neu – Konto…«

Mit der nötigen Sorgfalt ist die Einrichtung Ihrer E-Mail-Adresse kein so großes Problem. Vergessen Sie nicht, dass es unter Umständen einige Stunden dauern kann, bis Sie die volle Funktionalität Ihrer E-Mail-Adresse nutzen können. Sollte der E-Mail-Verkehr in einem Netzwerk nicht klappen, hilft zunächst ein Anruf bei Ihrem Netzwerk-Administrator oder dem zuständigen IT-Dienstleister. Oft ist eine Firewall zum Schutz vor Angriffen auf das Netzwerk für die Fehlfunktion verantwortlich.

Antwort von: Nils Pooker war im Kunstbereich tätig und arbeitet als selbständiger Webdesigner in Preetz (Schleswig-Holstein). Außerhalb des Webdesigns beschäftigt er sich mit Theorien zu Wahrnehmung und Kommunikation.

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